Las medidas adoptadas por las autoridades para garantizar la gestión eficaz de la crisis sanitaria del Coronavirus (COVID-19) tienen consecuencias para muchas industrias. Los sectores de eventos y ocio han sido de los primeros en verse afectados. Sin embargo, los organizadores aún disponen de muchas opciones para planificar su futuro.

El equipo de Smeetz se propuso, desde los primeros anuncios de restricciones relacionadas con la crisis de la COVID-19, tomar todas las medidas necesarias para apoyar a los organizadores en los sectores de eventos, ocio y cultura.

En la primera parte de este artículo, abordamos algunas preguntas que siguen sin respuesta:

• ¿Debo cancelar o posponer mis ofertas?
• Si cancelo, ¿cómo lo gestiono?
• ¿Y si pospongo?
• ¿Me reembolsarán? ¿Totalmente? ¿Parcialmente?

En la segunda parte de este artículo, nos gustaría proponer una serie de posibles acciones para ayudar a los organizadores a superar este período particular y estar listos para días mejores.

• Vende tarjetas de regalo, vales y paquetes.
• Crea campañas de donación.
• Ofrece eventos/talleres en línea.
• Interactúa con tu comunidad.
• Sé creativo (vídeos, blogs, tutoriales, etc.).

Parte 1: Cancelar o posponer mi evento o actividad

Cancelar un evento o actividad no es una decisión fácil para un organizador. Algunos organizadores han tenido la oportunidad de posponer, mientras que otros simplemente no tuvieron más remedio que cancelar. En ambos casos, la tarea no es fácil en términos de organización y comunicación.

Posponer una oferta presenta nuevos riesgos y añade una carga de trabajo adicional; sin embargo, brinda a los organizadores una nueva oportunidad para presentar su trabajo. Apoyamos a todos los organizadores en estos tiempos difíciles y deseamos ayudarles a gestionar la cancelación o el aplazamiento de sus ofertas de la mejor manera posible.

1. Cómo gestionar la cancelación de mi evento o actividad

Cancelar una oferta puede representar una pérdida considerable de ingresos para un organizador. Porque creemos que la solidaridad debe seguir siendo una prioridad en estos tiempos difíciles, Smeetz ofrece la exención de las tarifas de cancelación a todos los organizadores afectados por una prohibición.

Solo las tarifas de reembolso cobradas por servicios de pago de terceros no pueden ser reembolsadas al organizador (es decir, tarifas de reembolso de Visa, Mastercard, etc.).

Comunicación y solicitudes de donación

Es importante comunicar la cancelación a todos los participantes lo antes posible. El anuncio de la cancelación debe hacerse primero a través de sus redes.

Luego puede contactar a todos los participantes que ya hayan comprado una entrada directamente desde su Cuenta de Smeetz para Empresas " > "Gestor de Asistentes" > "Enviar correo electrónico a los asistentes seleccionados".

Puede encontrar más información en este artículo bajo "Vista del participante": https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

También puede aprovechar nuestras integraciones con Hubspot, Mailchimp y otras herramientas CRM para contactar a los participantes. Si prefiere usar su bandeja de entrada de correo electrónico personal, simplemente puede exportar la lista de participantes en formato XLS con las direcciones de correo electrónico.

Esta comunicación también puede ser una oportunidad para apelar a la solidaridad de sus participantes. Puede proponer a sus participantes que renuncien a una parte o a la totalidad del reembolso en solidaridad con su organización. En el momento de la cancelación, podrá seleccionar el importe a reembolsar.

Recomendamos que recopile solicitudes de cancelación utilizando un formulario en línea con los siguientes campos:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre
• Apellido
• Referencia de reserva
• Importe a reembolsar

También le aconsejamos que mencione un plazo de respuesta para ayudar a recopilar las solicitudes más rápidamente. Aquí tiene un ejemplo hecho con Google Form: ejemplo de formulario para una cancelación

Gestión de cancelaciones y reembolsos

Puede gestionar las cancelaciones y los reembolsos directamente desde Smeetz. Los usuarios recibirán automáticamente el reembolso del importe deseado, sin necesidad de transferencias bancarias u otras gestiones.

Puede encontrar el procedimiento siguiendo este enlace:
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-booking.

Nuestro equipo también está a su disposición para ayudarle en este proceso.

2. Cómo gestionar el aplazamiento de mi evento o actividad

El aplazamiento de una oferta puede representar una carga de trabajo considerable para un organizador, por lo que nuestro equipo está a su disposición para ayudarle en este proceso.

Aquí tiene una lista de acciones que puede llevar a cabo con Smeetz para optimizar la gestión y comunicación de este aplazamiento.

Comunicación sobre el aplazamiento

Hay varios elementos a tener en cuenta al comunicar un evento. En primer lugar, los participantes deben estar informados y tranquilos sobre la validez de sus entradas. Una vez fijada una nueva fecha, informe al equipo de Smeetz para que se vuelvan a enviar las entradas con la nueva fecha a todos los participantes.

Aunque el objetivo es animar a los participantes a conservar sus entradas, puede haber algunos participantes que deseen ser reembolsados. Por lo tanto, informe a los participantes sobre cómo ponerse en contacto con usted en caso de solicitudes de reembolso.

Le recomendamos que recopile solicitudes de reembolso utilizando un formulario en línea con los siguientes campos:

• Correo electrónico
• Nombre
• Apellido
• Referencia de reserva
• Importe a reembolsar

También le aconsejamos que mencione una fecha límite de respuesta para ayudar a recopilar las respuestas más rápidamente. Aquí tiene un ejemplo hecho con Google Forms: ejemplo de formulario para un informe

Aunque en la situación actual las causas del aplazamiento son obvias, informe a sus clientes sobre la situación y las medidas que ha tomado. Aunque la situación sea particularmente difícil para usted, no dude en mostrar empatía con los participantes y disculparse por cualquier posible inconveniente.

Contacte a los participantes directamente desde Smeetz

Puede enviar un correo electrónico agrupado a todos los participantes que ya hayan comprado una entrada directamente desde su Cuenta de Smeetz para Empresas > "Gestor de asistentes" > "Enviar correo electrónico a los asistentes seleccionados".

Puedes encontrar más información en este artículo bajo el apartado "Vista del asistente": https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

Contactar a los participantes por correo electrónico

También puedes aprovechar nuestras integraciones con Hubspot, Mailchimp y otras herramientas CRM para contactar a los participantes mediante la sincronización de contactos. Si prefieres usar tu bandeja de entrada de correo electrónico personal, puedes simplemente exportar la lista de participantes en formato XLS con las direcciones de correo electrónico.

Contactar a los participantes en redes sociales

También recomendamos usar las redes sociales para comunicar el aplazamiento de tu oferta. Por ejemplo, si utilizaste un evento de Facebook, publicar directamente en este evento es una buena forma de llegar a algunas de las personas interesadas. También le da a tu audiencia la oportunidad de interactuar contigo de forma pública y privada.

También te aconsejamos no eliminar el evento de Facebook, sino añadir las palabras "Aplazado" al título, en la descripción y/o en el visual del evento. Puede que este evento te resulte útil para compartir más información en una etapa posterior y volver a contactar a aquellos que han mostrado interés en tu evento.

Gestionar solicitudes de reembolso

Si los participantes desean que se les reembolsen sus entradas, Smeetz también ofrecerá la tarifa de cancelación a los organizadores. Solo las tarifas de reembolso cobradas por servicios de pago de terceros no pueden ser retrocedidas (es decir, tarifas de reembolso de Visa, Mastercard, etc.).

Puedes gestionar cancelaciones y reembolsos directamente desde Smeetz. Se reembolsará automáticamente a los usuarios la cantidad deseada, sin necesidad de transferencias bancarias u otras gestiones. Puede encontrar el procedimiento siguiendo este enlace:
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-a-booking.

Nuestro equipo también está a su disposición para ayudarle en este proceso.

Cambiar la fecha en la plataforma

Una vez establecida la nueva fecha, póngase en contacto con nuestro equipo técnico (customer.success@smeetz.com) para proceder con el cambio efectivo de fecha en la plataforma y reenviar las entradas a los participantes.

Parte 2: Cómo generar ingresos durante este período

La segunda parte de este artículo tiene como objetivo ofrecer consejos para seguir ofreciendo sus servicios, anticipar sus ingresos, mantener el contacto con sus clientes y prepararse para la vuelta a la normalidad. Le animamos a ser ingenioso durante este período particular.

1. Vender vales, preventas y paquetes

Probablemente le resulte difícil seguir generando ingresos cuando su negocio está parado. Sin embargo, podemos ayudarle a anticipar sus ingresos ofreciendo a sus clientes vales y preventas a precios atractivos.

De hecho, sus clientes fieles seguramente estarán interesados en apoyarle reservando entradas con antelación si la fecha es flexible y/o si les ofrece un precio ventajoso. Este concepto ha demostrado ser muy exitoso en los sectores de la artesanía y la restauración.

Vales / Tarjetas regalo

Con nuestro sistema de reservas ahora puede vender vales que sus clientes podrán canjear en el futuro. La ventaja de estos vales es que están totalmente automatizados y vinculados a su sistema de venta de entradas. Usted cobra el dinero directamente cuando se venden y más adelante, durante un período de tiempo definido de antemano, pueden ser utilizados por el usuario final para reservar entre sus ofertas.

Para animar a sus clientes a comprar estos vales y permitirle seguir generando ingresos durante el cierre, le animamos a vender estos vales a un precio ligeramente inferior a su valor (por ejemplo, un vale de 50 CHF a 40 CHF).

Para más información sobre cómo unirse a Smeetz y vender tarjetas de regalo: https://knowledge.smeetz.com/en/sell-gift-cards

Paquetes y lotes

También es posible vender lotes y paquetes a través de Smeetz. Puede decidir poner a la venta un lote de actividades, fiestas o conciertos a un precio especial para asegurar las ventas en actividades y fiestas menos populares. Estos paquetes son otra oportunidad para ofrecer a sus clientes ofertas ventajosas y impulsar sus ingresos.  

Puede ponerse en contacto con nuestro equipo (customer.success@smeetz.com) para más información sobre la creación de vales y paquetes.

2. Ofrezca sus actividades y eventos en línea

Probablemente, como algunos de ustedes, muchos de sus clientes están atrapados en casa buscando formas de ocupar su tiempo libre. Las redes sociales, las herramientas de comunicación en línea y las plataformas de streaming se han convertido en el principal vínculo con nuestros familiares, amigos y el mundo exterior.

En pocos días, el número de actividades ofrecidas en línea ha explotado: la enseñanza se realiza en línea, los instructores de Yoga y Fitness ofrecen sus servicios en vídeo, los coros y profesores de canto comparten ejercicios en línea, etc. Incluso los DJs y las discotecas transmiten sus fiestas en línea.

Redes sociales y plataformas de streaming nunca han sido tan populares. Aprovecha esta oportunidad para llegar a nuevas personas siendo creativo (vídeos, tutoriales, artículos, creaciones personales, etc.).

Esta solución te permite continuar con algunas de tus actividades y, sobre todo, mantener el contacto con tus clientes (y por qué no apelar a su solidaridad). Estos eventos online pueden ofrecerse de forma gratuita (con o sin una llamada a la donación) o ser accesibles solo para personas que hayan comprado previamente una entrada, incluyendo el enlace de la videoconferencia en la confirmación de la reserva.

Varias herramientas están a tu disposición para ofrecer tus servicios de pago o gratuitos online:

• Herramientas de videoconferencia (Skype, Zoom, etc.) son perfectas para seguir ofreciendo clases individuales, cursos grupales, talleres y seminarios.
• Plataformas de streaming (Youtube, Vimeo, etc.) son ideales para ofrecer tutoriales, talleres y compartir vídeos.
• Redes sociales: Facebook e Instagram te dan la posibilidad de hacer "directos" (públicos o privados para tus miembros) y así ofrecer a tu comunidad clases grupales, tutoriales en directo, conciertos, etc.

3. Lanza una campaña de donaciones

Puedes apelar a la solidaridad de tu red si el cierre forzado de tus actividades o la cancelación de tu evento amenaza la sostenibilidad de tus operaciones. La forma más directa de hacerlo es proponer a tus clientes que renuncien a la totalidad o parte del reembolso de su entrada como se explica en la parte 1.

También te damos la opción de recibir donaciones creando entradas en Smeetz con diferentes valores de donación. Estas entradas pueden o no ofrecer una contrapartida simbólica, como una tarjeta o vídeo de "agradecimiento" personalizado, un póster de coleccionista, etc.

Para que una campaña de donación sea efectiva, es aconsejable preparar una comunicación meticulosa. Los dos elementos clave de esta comunicación son, en primer lugar, la comunicación de los motivos exactos de la campaña y, en segundo lugar, la explicación de los usos a los que se destinarán las donaciones.

Entonces podrás compartir tu campaña en tus redes sociales y por correo electrónico con los miembros de tu comunidad.

4. Escribe blogs y artículos sobre tu organización

Los organizadores de talleres y cursos también pueden seguir compartiendo sus conocimientos en artículos y blogs.

Los artículos publicados en tu sitio web son una excelente manera de mantenerte en contacto con tus clientes y también una buena forma de atraer tráfico a tu sitio web. Escribir contenido que aborde temas clave también puede ser beneficioso para tu posicionamiento en los motores de búsqueda.

5. Prepárate para la vuelta a la normalidad y aprende cosas nuevas

Este periodo es una oportunidad para que todos nos preparemos para la vuelta de días mejores. Preparar una comunicación eficaz te ayudará a encauzar tu negocio rápidamente. Por lo tanto, aprovecharemos este periodo para publicar otros artículos con consejos para tu comunicación y marketing digital.

También puedes aprovechar este periodo para contactar con nuestros expertos en comunicación y dedicar tiempo a aprender más sobre marketing digital (anuncios de FB, SEO, Google Ads, CRM, etc.).

Ponte en contacto con nuestros expertos

Esperamos que este artículo te haya sido útil y te sirva de inspiración para gestionar tus actividades en este momento tan particular. El equipo de Smeetz te asegura todo su apoyo durante este periodo desafiante y espera con interés continuar esta colaboración.

Nos encantaría ponernos en contacto contigo. Así es como puedes contactarnos:

• Habla sobre tu comunicación y marketing digital con Loris: loris.savary@smeetz.com
• Gestiona tus reembolsos o aplazamientos: customer.success@smeetz.com
• Crea vales, paquetes o donaciones: customer.success@smeetz.com
• Únete a nuestra comunidad de organizadores: sales@smeetz.com