Les mesures prises par les autorités pour assurer la gestion efficace de la crise sanitaire du Coronavirus (COVID-19) ont des conséquences pour de nombreuses industries. Les secteurs de l'événementiel et des loisirs ont été parmi les premiers touchés. Cependant, de nombreuses options restent encore disponibles pour les organisateurs afin de préparer leur avenir.

L'équipe Smeetz était déterminée dès les premières annonces de restrictions liées à la crise du COVID-19 à prendre toutes les mesures nécessaires pour soutenir les organisateurs dans les secteurs de l'événementiel, des loisirs et de la culture.

Dans la première partie de cet article, nous abordons certaines questions qui restent sans réponse :

• Dois-je annuler ou reporter mes offres ?
• Si j'annule, comment gérer cela ?
• Et si je reporte ?
• Serai-je remboursé ? Totalement ? Partiellement ?

Dans la deuxième partie de cet article, nous souhaitons proposer une série d' actions possibles pour aider les organisateurs à traverser cette période particulière et à se préparer pour des jours meilleurs.

• Vendez des cartes-cadeaux, des bons et des forfaits.
• Mettez en place des campagnes de dons.
• Proposez des événements/ateliers en ligne.
• Échangez avec votre communauté.
• Soyez créatifs (vidéos, blogs, tutoriels, etc.).

Partie 1 : Annuler ou reporter mon événement ou mon activité

Annuler un événement ou une activité n'est pas une décision facile à prendre pour un organisateur. Certains organisateurs ont eu la possibilité de reporter, tandis que d'autres n'ont tout simplement pas eu d'autre choix que d'annuler. Dans les deux cas, la tâche n'est pas aisée en termes d' organisation et communication.

Reporter une offre présente de nouveaux risques et ajoute une charge de travail supplémentaire, mais cela donne aux organisateurs une nouvelle chance de présenter leur travail. Nous soutenons tous les organisateurs en ces temps difficiles et souhaitons les aider à gérer l'annulation ou le report de leurs offres de la meilleure façon possible.

1. Comment gérer l'annulation de mon événement ou de mon activité

L'annulation d'une offre peut représenter une perte de revenus considérable pour un organisateur. Parce que nous croyons que la solidarité doit rester une priorité en ces temps difficiles, Smeetz offre les frais d'annulation à tous les organisateurs affectés par une interdiction.

Seuls les frais de remboursement facturés par les services de paiement tiers ne peuvent pas être remboursés à l'organisateur (c'est-à-dire les frais de remboursement Visa, Mastercard, etc.).

Communication et demandes de dons

Il est important de communiquer l'annulation à tous les participants dès que possible. L'annonce de l'annulation doit être faite en premier lieu via vos réseaux.

Vous pouvez ensuite contacter tous les participants ayant déjà acheté un billet directement depuis votre Compte Smeetz for Business > "Gestionnaire de participants" > "Envoyer un e-mail aux participants sélectionnés".

Vous trouverez plus d'informations dans cet article sous "Vue Participant": https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

Vous pouvez également profiter de nos intégrations avec Hubspot, Mailchimp et d'autres outils CRM pour contacter les participants. Si vous préférez utiliser votre boîte de réception personnelle, vous pouvez simplement exporter la liste des participants au format XLS avec les adresses e-mail.

Cette communication peut également être l'occasion de faire appel à la solidarité de vos participants. Vous pouvez proposer à vos participants de renoncer à une partie ou à la totalité du remboursement en solidarité avec votre organisation. Au moment de l'annulation, vous pourrez sélectionner le montant à rembourser.

Nous vous recommandons de collecter les demandes d'annulation à l'aide d'un formulaire en ligne avec les champs suivants :

• Adresse e-mail
• Prénom
• Nom de famille
• Référence de réservation
• Montant à rembourser

Nous vous conseillons également de mentionner une date limite de réponse pour faciliter la collecte rapide des demandes. Voici un exemple réalisé avec Google Form : exemple de formulaire pour une annulation

Gestion des annulations et des remboursements

Vous pouvez gérer les annulations et les remboursements directement depuis Smeetz. Les utilisateurs seront automatiquement remboursés du montant souhaité, sans avoir besoin de virements bancaires ou d'autres manipulations.

Vous trouverez la procédure en suivant ce lien :
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-booking.

Notre équipe est également à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus.

2. Comment gérer le report de mon événement ou de mon activité

Le report d'une offre peut représenter une charge de travail considérable pour un organisateur, c'est pourquoi notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus.

Voici une liste d'actions que vous pouvez entreprendre avec Smeetz pour optimiser la gestion et la communication de ce report.

Communication sur le report

Plusieurs éléments sont à prendre en compte lors du report d'un événement. Tout d'abord, les participants doivent être informés et rassurés quant à la validité de leurs billets. Une fois qu'une nouvelle date a été fixée, informez l'équipe Smeetz afin de renvoyer les billets avec une nouvelle date à tous les participants.

Bien que l'objectif soit d'encourager les participants à conserver leurs billets, certains participants souhaiteront être remboursés. Par conséquent, informez les participants sur la manière de vous contacter en cas de demandes de remboursement.

Nous vous recommandons de collecter demandes de remboursement à l'aide d'un formulaire en ligne avec les champs suivants :

• Adresse e-mail
• Prénom
• Nom
• Référence de réservation
• Montant à rembourser

Nous vous conseillons également de mentionner une date limite de réponse pour vous aider à recueillir les réponses plus rapidement. Voici un exemple réalisé avec Google Form : exemple de formulaire pour un rapport

Bien que dans la situation actuelle les causes du reportt soient évidentes, informez vos clients de la situation et des mesures que vous avez prises. Même si la situation est particulièrement difficile pour vous, n'hésitez pas à faire preuve d'empathie envers les participants et à vous excuser pour tout inconvénient potentiel.

Contactez les participants directement depuis Smeetz

Vous pouvez envoyer un e-mail groupé à tous les participants ayant déjà acheté un billet directement depuis votre Compte Smeetz for Business > "Gestionnaire de participants" > "Envoyer un e-mail aux participants sélectionnés".

Vous trouverez plus d'informations dans cet article sous la rubrique "Vue Participant" : https://knowledge.smeetz.com/en/attendee-manager

Contacter les participants par e-mail

Vous pouvez également profiter de nos intégrations avec Hubspot, Mailchimp et d'autres outils CRM pour contacter les participants via la synchronisation des contacts. Si vous préférez utiliser votre boîte de réception personnelle, vous pouvez simplement exporter la liste des participants au format XLS avec les adresses e-mail.

Contacter les participants sur les réseaux sociaux

Nous vous recommandons également d'utiliser les réseaux sociaux pour communiquer le report de votre offre. Par exemple, si vous avez utilisé un événement Facebook, publier directement sur cet événement est un bon moyen d'atteindre certaines des personnes intéressées. Cela donne également l'occasion à votre public d'interagir avec vous publiquement et en privé.

Nous vous conseillons également de ne pas supprimer l'événement Facebook, mais d'ajouter les mots "Reporté" au titre, dans la description et/ou dans le visuel de l'événement. Vous pourriez trouver cet événement utile pour partager plus d'informations ultérieurement et recontacter ceux qui ont montré un intérêt pour votre événement.

Gérer les demandes de remboursement

Si les participants souhaitent se faire rembourser leurs billets, Smeetz offrira également les frais d'annulation aux organisateurs. Seuls les frais de remboursement facturés par les services de paiement tiers ne peuvent pas être rétrocédés (c'est-à-dire les frais de remboursement Visa, Mastercard, etc.).

Vous pouvez gérer les annulations et les remboursements directement depuis Smeetz. Les utilisateurs seront automatiquement remboursés du montant souhaité, sans avoir besoin de virements bancaires ou d'autres manipulations. Vous pouvez trouver la procédure en suivant ce lien :
https://knowledge.smeetz.com/en/cancel-a-booking.

Notre équipe est également à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche.

Modifier la date sur la plateforme

Une fois la nouvelle date fixée, contactez notre équipe technique (customer.success@smeetz.com) pour procéder au changement effectif de date sur la plateforme et renvoyer les billets aux participants.

Partie 2 : Comment générer des revenus pendant cette période

La deuxième partie de cet article vise à vous offrir des conseils afin de continuer à proposer vos services, anticiper vos revenus, garder le contact avec vos clients et préparer le retour à la normale. Nous vous encourageons à faire preuve d'inventivité pendant cette période particulière.

1. Vendez des bons, des préventes et des forfaits

Vous trouvez probablement difficile de continuer à percevoir des revenus lorsque votre activité est à l'arrêt. Cependant, nous pouvons vous aider à anticiper vos revenus en proposant à vos clients des bons et des préventes à des prix attractifs.

En effet, vos clients fidèles seront sûrement intéressés à vous soutenir en réservant des billets à l'avance si la date est flexible et/ou si vous leur proposez un prix avantageux. Ce concept s'est avéré très efficace dans les secteurs de l'artisanat et de la restauration.

Bons / Cartes cadeaux

Avec notre système de réservation, vous pouvez désormais vendre des bons qui pourront être utilisés ultérieurement par vos clients. L'avantage de ces bons est qu'ils sont entièrement automatisés et liés à votre système de billetterie. Vous encaissez l'argent directement lors de leur vente et plus tard, pendant une période définie à l'avance, ils peuvent être utilisés par l'utilisateur final pour réserver parmi vos offres.

Afin d'encourager vos clients à acheter ces bons et vous permettre de continuer à générer des revenus pendant la fermeture, nous vous encourageons à vendre ces bons à un prix légèrement inférieur à leur valeur (par exemple, un bon de CHF 50 à CHF 40).

Pour plus d'informations sur comment rejoindre Smeetz et vendre des cartes-cadeaux : https://knowledge.smeetz.com/en/sell-gift-cards

Forfaits et offres groupées

Il est également possible de vendre des offres groupées et des forfaits via Smeetz. Vous pouvez décider de proposer un ensemble d'activités, de soirées ou de concerts à un prix spécial afin d'assurer des ventes sur les activités et soirées moins populaires. Ces forfaits sont une autre occasion d'offrir à vos clients des offres avantageuses et augmenter vos revenus.  

Vous pouvez contacter notre équipe (customer.success@smeetz.com) pour plus d'informations sur la création de bons et de forfaits.

2. Proposez vos activités et événements en ligne

Probablement comme certains d'entre vous, beaucoup de vos clients sont bloqués chez eux et cherchent des moyens d'occuper leur temps libre. Les réseaux sociaux, les outils de communication en ligne et les plateformes de streaming sont devenus le principal lien avec nos proches, nos amis et le monde extérieur.

En quelques jours seulement, le nombre d'activités proposées en ligne a explosé : l'enseignement se fait en ligne, les instructeurs de Yoga et de Fitness proposent leurs services en vidéo, les chorales et les professeurs de chant partagent des exercices en ligne, etc. Même les DJ et les boîtes de nuit diffusent leurs soirées en ligne.

Réseaux sociaux et plateformes de streaming n'ont jamais été aussi populaires. Saisissez cette opportunité pour toucher de nouvelles personnes en faisant preuve de créativité (vidéos, tutoriels, articles, créations personnelles, etc.).

Cette solution peut vous permettre de poursuivre certaines de vos activités et surtout de garder le contact avec vos clients (et pourquoi pas faire appel à leur solidarité). Ces événements en ligne peuvent être proposés gratuitement (avec ou sans appel aux dons) ou accessibles uniquement aux personnes ayant préalablement acheté un billet en incluant le lien de la visioconférence dans la confirmation de réservation.

Plusieurs outils sont à votre disposition pour proposer vos services payants ou gratuits en ligne :

• Outils de visioconférence (Skype, Zoom, etc.) sont parfaits pour continuer à proposer des cours individuels, des cours collectifs, des ateliers et des workshops.
• Plateformes de streaming (Youtube, Vimeo, etc.) sont idéales pour proposer des tutoriels, des ateliers et du partage de vidéos.
• Réseaux sociaux: Facebook et Instagram vous offrent la possibilité de faire des "lives" (publics ou privés pour vos membres) et ainsi proposer à votre communauté des cours collectifs, des tutoriels en direct, des concerts, etc.

3. Lancer une campagne de dons

Vous pouvez faire appel à la solidarité de votre réseau si l'arrêt forcé de vos activités ou l'annulation de votre événement menace la pérennité de vos opérations. La manière la plus directe de le faire est de proposer à vos clients de renoncer à tout ou partie du remboursement de leur billet comme expliqué dans la partie 1.

Nous vous offrons également la possibilité de recevoir des dons en créant des billets sur Smeetz avec différentes valeurs de don. Ces billets peuvent ou non offrir une contrepartie symbolique telle qu'une carte ou une vidéo de remerciement personnalisée, une affiche de collection, etc.

Pour qu'une campagne de dons soit efficace, il est judicieux de préparer une communication méticuleuse. Les deux éléments clés de cette communication sont, premièrement, la communication des raisons exactes de la campagne et, deuxièmement, l'explication de l' utilisation qui sera faite des dons.

Vous pourrez ensuite partager votre campagne sur vos réseaux sociaux et par e-mail aux membres de votre communauté.

4. Rédigez des articles de blog et des articles sur votre organisation

Les organisateurs d'ateliers, de cours et de stages peuvent également continuer à partager leur expertise dans des articles et des blogs.

Les articles publiés sur votre site web sont un excellent moyen de rester en contact avec vos clients et sont également un bon moyen d'attirer du trafic sur votre site web. La rédaction de contenu abordant des thèmes clés peut également être bénéfique pour votre classement dans les moteurs de recherche.

5. Préparez le retour à la normale et apprenez de nouvelles choses

Cette période est une opportunité pour nous tous de préparer le retour à des jours meilleurs. La préparation d'une communication efficace vous aidera à remettre rapidement votre entreprise sur les rails. Nous profiterons donc de cette période pour publier d'autres articles avec des conseils pour votre communication et votre marketing digital.

Vous pouvez également profiter de cette période pour contacter nos experts en communication et prendre le temps d'en apprendre davantage sur le marketing digital (publicités FB, SEO, Google Ads, CRM, etc...).

Contactez nos experts

Nous espérons que cet article vous a été utile et qu'il sera une source d'inspiration pour la gestion de vos activités en cette période particulière. L'équipe Smeetz vous assure de son plein soutien durant cette période difficile et se réjouit de poursuivre cette collaboration.

Nous serions ravis d'échanger avec vous. Voici comment nous joindre :

• Discutez de votre communication et de votre marketing digital avec Loris : loris.savary@smeetz.com
• Gérez vos remboursements ou reports : customer.success@smeetz.com
• Créer des bons, des forfaits ou des dons : customer.success@smeetz.com
• Rejoignez notre communauté d'organisateurs : sales@smeetz.com